CLARC iLINK FOR SAP Business One

Mit CLARC iLINK FOR SAP Business One haben Sie Ihre SAP Dokumentenverwaltung im Griff. Alle Ausgangsbelege  auch Eingangsbelege aus verschiedensten Quellen, wie Papierdokumente oder Office-Anwendungen, lassen sich komfortabel mit dem entsprechenden Original-Vorgang verknüpfen und wieder recherchieren.

Archivierung von Ausgangsbelegen

Bei der Anlage von Ausgangsbelegen werden diese vollautomatisch an das angeschlossene ECM System übergeben. Dabei werden die Belege nach PDF konvertiert, volltextindexiert, mit konfigurierbaren und belegartspezifischen Indexfeldern aus der SAP Datenbank ergänzt, archiviert und mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft. 

Verarbeitung von Papierdokumenten

Die Erfassung der Eingangsbelege, wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine, werden wie gewohnt in SAP erfasst. Mit CLARC iLINK FOR SAP Business One wird dabei, je nach Einstellung, eine externe Barcodenummer erfasst oder die interne Belegnummer über das Tool CLARC BARCODE automatisch als Barcode-Aufkleber auf einem Etikettendrucker ausgegeben und auf den Beleg aufgebracht. 

In gleichen Arbeitsschritt wird vom System eine Tabelle mit offenen Barcodes befüllt, welche später für die Zuordnung der Papierdokumente herangezogen wird.

Im Anschluss werden die Belege mit CLARC SCAN gescannt, über den aufgebrachten Barcode vollautomatisch mit belegartspezifischen Indexfeldern ergänzt und dem SAP-Beleg zugeordnet. Über die Tabelle der offenen Barcodes wird dabei zusätzlich die Vollständigkeit der Verarbeitung überwacht. 

Zuordnen und Ablegen

In diesem Szenario können beliebige Dateien über das SAP-Addon direkt dem Anwendungsbeleg zugeordnet werden. Die Ablage erfolgt dabei ebenfalls in das angebundene CM-System. 

Recherche und Anzeige

Die Anzeige aus SAP erfolgt über eine Anlagenliste in Form eines Belegflusses, die für jedes SAP-Objekt verfügbar ist. Das benötigte Dokument wird über einen einfachen Klick angezeigt.

Der integrierte Belegfluss listet alle verfügbaren Dokumente zu einem SAP Vorgang detailliert auf. So sind beispielsweise auch die Auftragsdokumente zu einer Rechnung direkt verfügbar.

Selbstverständlich ist auch eine Recherche außerhalb von SAP möglich. Dabei kann sowohl über Volltext, also auch über die definierten Indexfelder recherchiert werden.

Administration

Die Anlagenliste, Barcodeerfassung und belegartspezifischen Indexfelder können individuell für jedes SBO-Objekt zentral über Customizing eingestellt werden. Die Einstellungen sind dabei mandantenspezifisch. 

Im Standard wird eine umfangreiche Basiskonfiguration für alle gängigen Belegarten ausgeliefert.

Die Client-Installation erfolgt über die integrierte Addon-Softwareverteilung von SAP Business One. Für administrative Zwecke stehen passende Werkzeuge zur Verfügung.